Как выбрать подрядчика для создания сайта? Часть 2

Две недели назад я начал описывать процесс подбора подрядчика для создания сайта. Несмотря на все многообразие компаний, занимающихся веб-разработкой, заказчику этот выбор обычно дается довольно трудно. Цены, подход к процессу, качество — все это сильно зависит от каждой конкретной компании. Сегодня я хотел бы продолжить и дать еще несколько рекомендаций, которые, на мой взгляд, смогут помочь вам определиться. Итак...

6. Составьте окончательный список участников тендера

К проведению тендера почти все готово. Однако бесполезно сравнивать теплое с мягким. Поэтому важно убедиться в том, что получившаяся выборка более или менее однородна и провести окончательное отсеивание.

Свяжитесь с компаниями из вашего списка

Вы можете написать письмо или сделать звонок. На этом этапе вам пригодится документ, описывающий цели вашего проекта. Представьтесь, расскажите о вашем проекте и попросите дать его предварительную оценку. Если вы решили написать, а не позвонить, пишите с корпоративного ящика электронной почты, обязательно назовите компанию, интересы которой представляете, и оставьте городской контактный номер телефона. Некоторые разработчики, опасаясь конкурентной разведки, не отвечают на запросы о цене, поступающие с бесплатных почтовых ящиков. Одни компании попросят время на подготовку расчета. Предоставьте им такое время, но ограничьте его двумя-тремя днями. Другие скажут, что оценить проект без встречи и предварительного исследования невозможно. В этом случае попросите назвать среднюю стоимость проектов, выполняемых компанией. Объясните, что вы не хотите впустую тратить ни собственное, ни чужое время, и намерены убедиться в соответствии ваших финансовых возможностей запросам исполнителя. Уже на этом этапе число потенциальных участников может заметно уменьшиться. Услуги одних компаний окажутся слишком дороги. Вторые и вовсе могут не ответить на ваше письмо. Третьи сообщат, что в настоящий момент не принимают заказы в связи с выполнением большого проекта. В этом случае список следует пополнить. Для полноценного конкурса вам по-прежнему требуется от трех до пяти претендентов.

Обзвоните клиентов выбранных компаний

Следующим шагом станет получение отзывов от тех, кто уже работал с выбранными вами разработчиками. Позвоните по телефонам, указанным на тех сайтах из портфолио исполнителей, которые вам особенно понравились. Лучше в те компании, которые похожи на вашу собственную. Здесь нужно действовать так же, как действует хороший кадровик, проверяющий потенциального кандидата на вакансию. Необходимо разыскать человека, отвечающего за сайт, и расспросить о том, действительно ли выбранная вами компания-разработчик выполняла проект, а также о том, как проходил рабочий процесс. Постарайтесь задавать открытые вопросы, которые предполагают развернутый ответ вместо простого «да» или «нет». Вместо «Понравилось ли вам работать со Студией?» спросите «Что вам понравилось в работе этой Студии?». Не забудьте спросить о том, уложилась ли компания в согласованные сроки и смету проекта. На этом этапе вы снова можете потерять нескольких своих конкурсантов. Но, если вы внимательно читали, то уже знаете, что с этим делать.

7. Проведите встречу с каждым из кандидатов

Финишная прямая. Осталось встретиться с представителями каждой из компаний-участниц и обсудить возможное сотрудничество.

Не назначайте больше двух встреч на один день

Во-первых, каждая из встреч займет около 1-2 часов. Важно помнить, что продуктивных часов в сутках всего 5-6. Это означает, что две встречи займут практически все ваше эффективное время. Во-вторых, у вас наверняка есть и другие обязанности, кроме проведения тендера. И наконец, впечатления о командах не должны перемешиваться у вас в голове. После каждой должно остаться четкое «послевкусие», которое в конечном счете окажет влияние на ваш выбор.

Подробно расскажите о своем бизнесе и предстоящем проекте

Опытным командам это поможет подготовить более качественное предложение. Не скрывайте ничего. Будьте искренни. Если у проекта есть особые нюансы (синхронизация с 1С; сайт должен работать не только на компьютерах, но и на мобильных устройствах; для вас крайне важна версия сайта на китайском языке и так далее), не забудьте о них упомянуть. Внимательный читатель может меня упрекнуть: «А как же предварительно подготовленный для встречи бриф?» Моя позиция здесь отличается от позиции руководителей проектов. Да, с одной стороны, хорошо составленный бриф поможет вам сэкономить время. Хотя бы потому, что вам не придется пересказывать одну и ту же историю для каждой из команд. С другой стороны, умение провести качественное предпроектное исследование — это то, что отличает хорошую команду от посредственной. Опытный руководитель проекта будет благодарен вам за проделанную работу по подготовке брифа, но наверняка захочет убедиться в том, что цели и задачи проекта сформулированы верно. Скорее всего он отложит бриф в сторону и начнет подробно расспрашивать вас о вашем предприятии и требованиях к предстоящему проекту.

Попросите рассказать о технологическом процессе каждой из команд

Вы сможете не только лучше понять, как каждая из команд собирается с вами работать, но и узнаете о том, какую методологию она будет использовать. Некоторые компании готовят прототипы всех ключевых страниц сайта, а другие — нет. Одни разрабатывают несколько вариантов дизайна параллельно, другие — последовательно, а третьи и вовсе делают единственно правильный, с их точки зрения, вариант. В нашей индустрии пока нет единых стандартов. Узнав о том, как работает каждая из компаний, вам станет понятнее, кто из них вам ближе.

Спросите о том, что входит в стоимость

Вопрос сродни предыдущему. Он позволит понять, что именно вы получите в рамках своего бюджета. Будет ли сайт наполнен «под ключ» или будет произведено только «стартовое» наполнение, а чистовым наполнением вам придется заняться самостоятельно? Лицензионная система CMS — отлично! Включена ли стоимость лицензии в общую стоимость проекта? Проектная документация? Руководство пользователя? Слагаемых может быть много. Узнайте, фиксирован ли бюджет. Сейчас на рынке наиболее распространены следующие схемы:

• Фиксация бюджета во время заключения договора. В этом случае подрядчик будет изо всех сил стараться поместиться в бюджет, отсекая все возможные дополнения и замечания. При такой схеме важно обо всем договориться «на берегу» и ничего не забыть. Нужно признать, что это практически недостижимо — что-нибудь обязательно забудется. Закон Мерфи.
• Фиксация бюджета после подписания прототипов и технического задания. Здесь у вас будет время на то, чтобы сформулировать окончательные требования к проекту. Но и разница с предварительной оценкой может быть ощутимой. Все будет зависеть от того, насколько возросли ваши требования по мере составления ТЗ.
• ФФФ (fixed time & budget, flex scope) — схема, получающая сейчас все большее распространение. Вы договариваетесь с исполнителем о ключевых требованиях к проекту, которые должны быть выполнены к определенному сроку и в рамках фиксированного бюджета. Исполнитель может жертвовать второстепенными функциями для того, чтобы уложиться в жесткие рамки времени и денег. После выпуска такой «итерации» идет обсуждение следующего «стека» требований, сроков и бюджета. Многие команды даже перешли на схему «понедельного» найма, когда обсуждается план лишь на ближайшую неделю, зато стоимость недели зафиксирована.

Не забудьте уточнить условия оплаты. Они также могут существенно различаться. И если это важно для вашей компании, спросите о режиме налогообложения, используемом подрядчиком. Многие студии работают «на упрощенке» и не являются плательщиками НДС.

Симпатичны ли вам люди?

Это только кажется, что вопрос симпатии не имеет серьезного значения. Вам предстоит проработать бок о бок с этими людьми в течение всего цикла создания проекта. Разработка сайта часто длится по несколько месяцев, поэтому ваши будущие коллеги, пусть и временные, должны как минимум не вызывать у вас неприязни. Если на встречу приехал только «продажник», попросите его на презентацию коммерческого предложения приехать вместе с тем руководителем проекта, который будет курировать работу над вашим сайтом. Общаться вам предстоит не с «коммерсантом», а с проектным менеджером, а значит познакомиться лучше всего именно с ним (или с ней). Кстати, состав «делегации» тоже говорит о многом. Если на встрече присутствуют первые лица (коммерческий или генеральный директор), скорее всего ваш проект важнее для этой компании, чем для той, которая прислала только менеджера по продажам.

Попросите вместе с КП предоставить образец договора

В заключение встречи попросите представителя команды подготовить подробное коммерческое предложение и предоставить его вместе с образцом договора. Содержание беседы с командой разработчиков имеет значение, но не менее важно и то, какая часть из обещаний представителей компании подкреплена условиями юридически значимого документа.

8. Сходите в гости

Я не стану советовать, как именно вам выбирать подходящего подрядчика из сформированного списка кандидатов. К этому моменту, если вы следовали моим рекомендациям, у вас накопилась целая гора материала для анализа. Выбирать умом или сердцем — решать только вам. Но если вы никак не можете выбрать между двумя одинаково хорошими командами, напроситесь к ним в гости. Вы сможете окунуться в рабочую атмосферу каждой из них, посмотреть на будни команды, может быть, даже прочувствовать внутреннюю культуру. Кроме этого, вы сможете убедиться лишний раз в честности кандидатов. Если на встрече вам рассказывали о «сплоченном коллективе из 25 разработчиков», а в офисе вы насчитали от силы четырех человек, вероятно, есть повод задуматься.

9. Не забудьте проинформировать всех участников тендера о решении

Знаете, что самое неприятное в работе «продажника»? Это ситуация, когда ты тратишь уйму сил, энергии и времени на участие в тендере, а тебя даже не удосуживаются проинформировать о его результате. Это очень, очень-очень неприятно. Не делайте так, пожалуйста. Даже в том случае, если вы решили отменить тендер вовсе, непременно свяжитесь со всеми участниками и сообщите им о своем решении. В этом случае стоит принести извинения. Люди работали. И каждый из них надеялся на победу. Если же вы выбрали достойного кандидата, напишите оставшимся компаниям, поблагодарите их за проделанную работу и сообщите о своем решении. Если вы сочтете возможным, вы можете раскрыть им имя победителя. Но никогда не пропадайте просто так.

10. Не ждите, что будет просто

Я обещал, что «сформулирую основные моменты, которые помогут организовать выбор подрядчика, затратив на это минимум сил и времени, и получить качественный результат». Некоторые из вас возмутятся — на проведение такого тендера уйдет уйма сил и времени вместо обещанного минимума. Здесь работает простое правило: «Семь раз отмерь, один отрежь». Сегодня сайт — один из ключевых инструментов в комплексе маркетинга компании, возможно, центральный его элемент. Когда-то наш первый арт-директор сказал: «Если вас нет в интернет — вас нет вообще». И от того, каким будет ваш сайт, будет зависеть в конечном счете очень многое. Неправильный выбор команды — это зачастую потеря времени и денег уже в процессе работы над сайтом. Времени, несопоставимо большего с тем, которое вы потратите на организацию квалифицированного тендера. Не говоря уже о случаях, когда неправильный выбор команды приводит к невозможности завершить проект и полному разрыву отношений с подрядчиком. Поэтому я сдержал обещание. Эти несложные рекомендации помогут вам выбрать команду, которая будет воплощать ваши идеи в digital-жизнь долгие годы, и сотрудничество с которой станет по-настоящему приятным и взаимовыгодным.